Privacyverklaring van de websites avena.pl en fairino.eu en de webwinkel avena.pl/sklep

Van kracht vanaf: 28 oktober 2026

Nederlandse vertaling. De Poolse versie is gepubliceerd op www.avena.pl/polityka-prywatnosci.

§1. Verwerkingsverantwoordelijke

1. De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van Klanten en van personen die de webwinkel avena.pl/sklep (de “Winkel”) bezoeken, alsmede van personen die gebruikmaken van de websites avena.pl en fairino.eu, met inbegrip van de aanvraagformulieren, is Beata Szulc, die een onderneming drijft onder de handelsnaam Beata Szulc AVENA TECHNOLOGIE, gevestigd te Gdynia, ul. Solna 7B, 81-577 Gdynia, Polen, ingeschreven in CEIDG (het Poolse centrale register van en informatie over economische activiteiten), NIP (fiscaal identificatienummer) 6692193365 (de “Verwerkingsverantwoordelijke”).

2. Contact met de Verwerkingsverantwoordelijke in aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens:

   • e-mail: robotics@avena.pl
   • telefoon: +48 516 234 402
   • correspondentieadres: ul. Solna 7B, 81-577 Gdynia, Polen

3. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, aangezien hij daartoe op grond van artikel 37 AVG niet verplicht is.

§2. Definities

• AVG – Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming).
• Persoonsgegevens – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Klant / Gebruiker – een natuurlijke persoon die gebruikmaakt van de Winkel of daarin een Bestelling plaatst, met inbegrip van een natuurlijke persoon die handelt namens een Klant die een rechtspersoon is.
• Winkel – de webwinkel die beschikbaar is op avena.pl/sklep.
• Websites – de websites die beschikbaar zijn op avena.pl en fairino.eu.

§3. Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Sluiten en uitvoeren van een koopovereenkomst (aanvaarding en uitvoering van de Bestelling, levering, contact over de Bestelling)
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder b AVG – noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
  • bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot het verstrijken van de verjaringstermijnen van vorderingen
• Opstellen en bewaren van facturen en boekhoudkundige documenten
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder c AVG – wettelijke verplichting (Poolse algemene belastingwet, Poolse boekhoudwet, Poolse btw-wet)
  • bewaartermijn: 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de termijn voor de betaling van de belasting is verstreken
• Behandeling van klachten en herroepingen van overeenkomsten
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder b en c AVG
  • bewaartermijn: tot de afronding van de klachtenprocedure en vervolgens tot het verstrijken van de verjaringstermijnen
• Instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder f AVG – gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke
  • bewaartermijn: tot het verstrijken van de verjaringstermijnen van vorderingen (in de regel 6 jaar / 3 jaar voor vorderingen die verband houden met een bedrijfsactiviteit)
• Correspondentie (aanvragen per e-mail en telefoon en aanvragen via de formulieren op de websites avena.pl en fairino.eu; formulierinzendingen worden doorgestuurd naar het CRM-systeem en het verkoopteam van de Verwerkingsverantwoordelijke en na 30 dagen van de server van de website verwijderd)
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder f AVG – gerechtvaardigd belang (afhandeling van aanvragen)
  • bewaartermijn: tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij een langere termijn gerechtvaardigd is
• Statistieken en analyse van het verkeer in de Winkel
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder f AVG – gerechtvaardigd belang (ontwikkeling en verbetering van de Winkel)
  • bewaartermijn: tot er een gegrond bezwaar is gemaakt, maar niet langer dan 24 maanden
• Marketing van eigen producten (indien de Klant daarvoor toestemming geeft)
  • rechtsgrond: art. 6 lid 1 onder a AVG – toestemming
  • bewaartermijn: tot de intrekking van de toestemming

§5. Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:
a) aanbieders van koeriers- en logistieke diensten – voor zover noodzakelijk voor de levering van de Goederen (FedEx, Hellmann Worldwide Logistics);
b) de bank die de rekening van de Verkoper beheert – PKO Bank Polski S.A. – voor de afhandeling van betalingen;
c) het boekhoudkantoor dat boekhouddiensten verleent aan de Verwerkingsverantwoordelijke;
d) de aanbieder van het winkelplatform en de hosting – Wix.com Ltd. – als verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst;
e) aanbieders van IT-tools die de Verwerkingsverantwoordelijke gebruikt (e-mail, analysetools, een CRM-systeem voor de afhandeling van aanvragen en offertes, de server van de website);
f) juridische en fiscale adviseurs en advocatenkantoren – voor zover noodzakelijk voor de juridische dienstverlening aan de Verwerkingsverantwoordelijke;
g) overheidsinstanties – in de bij wet bepaalde gevallen (bijv. belastingdiensten, rechtbanken).
Alle entiteiten die namens de Verwerkingsverantwoordelijke gegevens verwerken, doen dit op grond van een verwerkersovereenkomst en uitsluitend in de omvang en voor het doel die de Verwerkingsverantwoordelijke heeft bepaald.

§6. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Doordat de Verwerkingsverantwoordelijke gebruikmaakt van het platform Wix.com en van gangbare IT-tools (waaronder aanbieders van e-mail en analysediensten), kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen, waaronder de Verenigde Staten.
Gegevens worden buiten de EER doorgegeven op basis van:
a) een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld (bijv. het Data Privacy Framework voor gecertificeerde entiteiten in de VS), of
b) door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (art. 46 lid 2 onder c AVG).
De Klant kan een kopie van de toegepaste waarborgen verkrijgen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke.

§7. Rechten van betrokkenen

Iedere persoon wiens gegevens worden verwerkt, heeft de volgende rechten:

het recht op inzage in zijn of haar gegevens en op ontvangst van een kopie daarvan (art. 15 AVG);
het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG);
het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) – in de gevallen bedoeld in art. 17 AVG;
het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
het recht op overdraagbaarheid van gegevens – voor gegevens die op basis van toestemming of een overeenkomst geautomatiseerd worden verwerkt (art. 20 AVG);
het recht van bezwaar tegen verwerking op grond van het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 21 AVG);
het recht om de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden;
het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit – de voorzitter van het Poolse Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, www.uodo.gov.pl) – indien de persoon van mening is dat de verwerking van zijn of haar gegevens inbreuk maakt op de AVG.

Om bovengenoemde rechten uit te oefenen, neemt u contact op met de Verwerkingsverantwoordelijke per e-mail via robotics@avena.pl of schriftelijk op het adres van de vestiging.

§8. Vrijwillige verstrekking van gegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens is vrijwillig; echter:

het verstrekken van identificatie- en contactgegevens en een afleveradres is noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van een koopovereenkomst – zonder deze gegevens kan een Bestelling niet worden geplaatst en uitgevoerd;
het verstrekken van een NIP (fiscaal identificatienummer) is noodzakelijk indien de Klant verzoekt om een btw-factuur op naam van een onderneming;
het verstrekken van gegevens voor marketingdoeleinden is geheel vrijwillig en geen voorwaarde voor het plaatsen van een Bestelling.

§9. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

De persoonsgegevens van Klanten worden niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor de Klant rechtsgevolgen zijn verbonden of die de Klant anderszins in aanmerkelijke mate treft, met inbegrip van profilering in de zin van art. 22 AVG.

§10. Cookies en vergelijkbare technologieën

De Winkel gebruikt cookies – kleine tekstbestanden die op het apparaat van de Gebruiker worden opgeslagen en die het mogelijk maken de functies van de Winkel te gebruiken en statistieken bij te houden.
Gebruikte soorten cookies:
a) noodzakelijke – vereist voor de goede werking van de Winkel (bijv. het winkelmandje, de sessie van de Gebruiker); deze worden gebruikt zonder dat toestemming hoeft te worden verkregen;
b) analytische / statistische – gebruikt om het verkeer te meten en het gebruik van de Winkel te analyseren; gebruikt op basis van de toestemming van de Gebruiker;
c) functionele – gebruikt om de voorkeuren van de Gebruiker te onthouden; gebruikt op basis van de toestemming van de Gebruiker;
d) marketingcookies – gebruikt om gepersonaliseerde advertentie-inhoud te tonen; gebruikt op basis van de toestemming van de Gebruiker.
De Gebruiker kan de cookie-instellingen in zijn of haar webbrowser te allen tijde wijzigen, inclusief het uitschakelen van cookies. Het beperken van het gebruik van cookies kan gevolgen hebben voor sommige functies van de Winkel.
Toestemmingen voor cookies worden bovendien beheerd via de cookiebanner die bij het eerste bezoek aan de Winkel wordt getoond.

§11. Gegevensbeveiliging

De Verwerkingsverantwoordelijke neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of wijziging, met name: versleutelde verbindingen (SSL/TLS), controle op de toegang tot gegevens, regelmatige software-updates en verwerkersovereenkomsten met IT-dienstverleners.

§12. Wijzigingen van de Privacyverklaring

De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor de Privacyverklaring te wijzigen, met name bij wijzigingen in de wetgeving, in de gebruikte technologieën of in de omvang van de verleende diensten.
De actuele versie van de Privacyverklaring is beschikbaar op www.avena.pl/polityka-prywatnosci en de Engelse vertaling ervan op fairino.eu/privacy.
Wijzigingen worden van kracht op het moment dat de nieuwe versie van de Privacyverklaring op de bovengenoemde website wordt gepubliceerd.

Beata Szulc AVENA TECHNOLOGIE
ul. Solna 7B
81-577 Gdynia, Polen
NIP: 6692193365